ЈАВЕН ПОВИК ЗА ИЗБОР НА НАЈПОВОЛНА ПОНУДА ЗА ИЗБОР НА ХОТЕЛИ ЗА СПРОВЕДУВАЊЕ НА НАСТАНИ ВО 2025 ГОДИНА
За Македонското здружение на млади правници
Македонското здружение на млади правници (МЗМП) е независна, непрофитна професионална организација основана во 2003 година, која обезбедува правна помош и стратешки застапува за заштита на човековите права. Со цел остварување на стратешките цели и приоритети на здружението, активностите на МЗМП вклучуваат организирање на настани и обуки.
Цел на јавната набавка
Целта на оваа јавна набавка е да се изберат хотели кои ќе обезбедат соодветни простории и услуги за организирање на обуки и настани во текот на 2025 година. Во зависност од видот на настанот, избраниот хотел треба да овозможи квалитетни услови за работа, сместување и услуги за нашите учесници и персонал, како и да гарантираат професионален пристап во однос на сите барања за спроведување на активностите.
Здружението, во период од 2020 до 2023 година, има организирано повеќе од 230 настани. Се очекува вкупниот број на настани во 2025 да се движи околу 50 настани.
Видови на настани и финансиска понуда
МЗМП организира различни видови настани во зависност од целите и потребите на проектите и здружението. Овие настани вклучуваат еднодневни и повеќедневни настани, при што за секој тип настан се предвидени специфични организациски и технички детали. Секој понудувач може да аплицира со понуда за еден или двата видови на настани (еднодневни и повеќедневни).
1.EДНОДНЕВНИ НАСТАНИ
Настани што траат еден ден, како што се конференции, промоции на резултати од истражувања или активности, фокус групи, тркалезни маси, работилници и други типови за настани.
Локација на одржување: Република Северна Македонија
Понудата за еднодневни настани треба да ги содржи следните информации:
Конференциски услуги:
- Тип на сала/сали за одржување на настанот со достава на слики од самиот простор. За секој простор треба да биде истакнат капацитетот на просторот, во зависност од користениот распоред на седење (П систем, кино систем, банкет систем).
- Техничка опрема – ТВ екран, проектор, платно за проектор, звучен систем, конференциски и безжичен микрофон, преведувачка кабина, преведувачки ресивери, лице за техничка поддршка, флип чарт. Ако хотелот располага со дополнителна техничка опрема, таа треба да биде наведена. Да биде напоменато дали техничката опрема може да се донесе од надвор или исклучиво мора да се користи таа од хотелот.
Ресторански услуги:
- Вода за учесници за во конференциска сала
- Предлог менија за кафе пауза
- Предлог мени за ручек, со понуда за класичен ручек, шведска маса и коктел (храна на боцки).
- Ако не е вклучено во цената на ручекот, потребно е да биде понудено освежување (безалкохолни пијалаци) за време на ручекот.
2. ПОВЕЌЕДНЕВНИ НАСТАНИ
Настани што траат два или повеќе дена, наменети за подолготрајни активности како што се обуки, работилници, академии и други типови на настани. Повеќедневните настани најчесто вклучуваат група на луѓе од 15 до 25 учесници.
Локации на одржување: Република Северна Македонија
Понудата за повеќедневните настани треба да ги содржи следните информации:
Хотелски услуги:
- Капацитет на хотелот во однос на соби и легла со достава на слики.
- Понуда за полн пансион и полупансион со детали за вклучени услуги (оброци, пијалоци).
- Други можни услуги кои може да бидат од интерес за учесниците
- Достапност до паркинг места
Конференциски услуги:
- Тип на сала за одржување на настанот со достава на слики од самиот простор. За секој простор треба да биде истакнат капацитетот на просторот, во зависност од користениот распоред на седење (П систем, кино систем, банкет систем).
- Техничка опрема – ТВ екран, проектор, платно за проектор, звучен систем, конференциски и безжичен микрофон, преведувачка кабина, преведувачки ресивери, лице за техничка поддршка, флип чарт. Ако хотелот располага со дополнителна техничка опрема, таа треба да биде наведена. Да биде напоменато дали техничката опрема може да се донесе од надвор или исклучиво мора да се користи таа од хотелот.
Ресторански услуги:
- Вода за учесници за во конференциска сала
- Предлог менија за кафе пауза
Критериуми за избор и евалуација на понудите
За носител на набавката ќе биде избран понудувачот/понудувачите чија понуда е оценета како најповолна, односно која ќе освои најголем број бодови, според следните критериуми:
- Финансиска понуда: 60 поени
Цената на чинење на услугите треба да биде изразена во вкупна сума без ДДВ и со ДДВ, за секоја ставка одделно. За секој тип на услуга, понудувачот треба да ја прикаже цената по единица или пакет, вклучувајќи ги сите трошоци за сместување, угостителство, конференциски услуги, техничка опрема и сите други потребни услуги. Доколку понудувачот нуди дополнителни услуги, тие треба да бидат наведени посебно со конкретни цени. Понудените цени мора да бидат детални и транспарентни за да може да се врши споредба меѓу различни понуди.
- Содржина на услуги: 20 поени
Содржината на услуги вклучува сите аспекти на организацијата и обезбедување на настаните, од логистика до извршување на технички и ресторански услуги. Овој критериум ќе се оцени врз основа на тоа како понудувачот планира и обезбедува успешна организација на настаните.
- Начин на работа: 20 поени.
Во рамките на критериумот „Начин на работа“ ќе се оценува:
- Време на одговор: Колку брзо понудувачот ќе може да обезбеди одговор на барања и потреби поврзани со организацијата на настанот. Оценката ќе се врши според брзината и квалитетот на комуникацијата.
- Лице за контакт и организатор: Понудувачите треба да назначат лице одговорно за организацијата на настаните (контакт лице). Оценувањето ќе вклучува и достапноста и професионализмот на тоа лице, како и способноста за брзо решавање на евентуални проблеми.
- План за организација на настани: Како понудувачот ќе се справи со координацијата на повеќе настани, и кои ќе бидат неговите ресурси и капацитети за успешно спроведување на настаните.
- Поддршка на техничките и логистичките аспекти: Дали понудувачот има способност да обезбеди сите потребни услуги (техничка поддршка, логистика, организација на место на настанот) во договорениот временски период.
Потребно е да се достават следниве документи:
- финансиска понуда за секоја ставка поединечно;
- каталог/портфолио или друг документ со кој ќе се покаже искуството на хотелот;
- тековна состојба
- документ со објаснет рок за испорака и начин на соработка (може да биде вклучено и во самата финансиска понудa)
Сите примени понуди прво ќе бидат предмет на административна проверка.
Понудите што ќе ја поминат административната проверка ќе бидат предмет на техничка и финансиска евалуација врз основа на извршеното бодирање oд страна на Комисијата за јавни набавки во МЗМП. Апликантите со највисок вкупен број на поени од техничката и финансиската евалуација ќе го добијат договорот за набавка.
Непотполните апликации и апликациите примени по истекот на рокот нема да бидат разгледувани за понатамошна евалуација. Ве молиме, осигурете се дека сте ги обезбедиле сите побарани документи.
Начин на плаќање
Предвиден е следниов начин на плаќање:
- Начинот на плаќање е вирмански со доставување на фактура по извршената услуга.
- Начин на плаќање: во рок од 7 дена од денот на приемот на фактурата во седиштето на Договорната страна.
- Не се предвидува авансно плаќање
Постапка, правила и рок за пријавување
Повикот за избор е јавен, а постапката за избор на најповолна понуда се одвива со прибирање на понуди од повеќе домашни правни лица регистрирани или овластени за предметната набавка. По завршување на повикот, прибраните понуди се доставуваат до Комисијата за јавни набавки на МЗМП, која носи решение за избор на најповолна понуда и со понудувачите кои ќе имаат најповолна понуда ќе биде склучен договор за цела 2025 година.
За бараната услуга ќе бидат избрани повеќе хотели во кои настаните ќе се одржуваат наизменично во зависност од планираните активности. Изборот на хотелот за секоја обука поединечно ќе биде во согласност со проектните активности и планирањата на проектниот тим. Хотелите кои ќе одговараат на нашите барања, односно ќе бидат избрани како најповолни за одржување на обуките, ќе бидат дополнително известени за термините , најмалку недела-две пред одржувањето на истите.
Понудите се доставуваат по електронски пат до: ashumkoska@myla.org.mk и тоа најдоцна до 15.1.2025 година 25.01.2025 година. Во SUBJECT или во образложението на меилот потребно е да се напомене дали се подносителот аплицира за еднодневни и/или повеќе дневни настани, како и градот за кој се аплицира. Градовите во кои ќе се спроведуваат настаните и нивниот избор зависи од потребите на здружението и проектите. Цената на чинење на услугите треба да биде изразена во вкупна сума со ДДВ и без ДДВ, за секоја ставка одделно. Во цената на понудата треба да се пресметани сите трошоци и попусти на вкупната цена на понудата, изразена во МКД. Неуредните понуди што не се доставени на начин како што се бара во јавниот повик, односно, содржат нецелосни податоци и некомплетна документација, како и тие што нема да бидат доставени во наведениот рок, нема да се разгледуваат.